函证帮你摆脱往来账款烦恼

来源: 未知 作者:admin 编辑:admin 2019-02-28 14:33

  旧账如何处理,企业往往要通过向对方发函证来进行核实。然而,函证究竟该怎么编制,未回函该如何处理,不少人却不甚了解。

  函证的对象是应收(应付)账款、预收(预付)账款、其他应收(应付)款。一般来说,对于那些挂账金额小、时间长、不经常发生往来的应付款项单位,或会计师事务所年度审计已发函又得到回函的单位,企业可不发询证函。函证的对象通常是数额较大、挂账时间较长的往来款项。如果通过业务部门、网络、114查询等无对方联系方式无法进行函证的单位,还要责成专人专项办理。

  财务部门取得被函证单位的联系方式后,编制询证函。一般规模较大的企业,利用企业信用或因为结算的时间差,导致财务往来有余额的单位成千上万,用手工在电子表格或WORD文档中填制,工作量大、效率低、容易出错。当前,可利用电子表格编程功能,将电子表格自动生成格式标准、样式统一、自动编号的询证函。初次发询证函,一般要由财务人员发送,未回函再次发函时,可视情况由业务部门与对方交流沟通后发送,以提高回函率。

  大多数单位安排在年度资产清查阶段函证,这时期财务工作繁忙,回函的几率小。初次发函时,大概要经历15天,回函率一般只在30%左右,难以满足往来款项管理全面核查的要求。有效的做法是,借助于年度资产清查的氛围,安排函证工作,并根据初次回函情况安排下步函证工作,下次函证时间大致在次年的2月份。一次函证要有一次分析、一次总结,并继续安排下次函证,如果回函质量依旧较差,就要一直进行函证,时间涵盖半年也很必要。

  函证发送后,10天内仍然得不到对方回函的,企业往往需要继续发函或派专人到对方核对账簿。而对于已收到的回函,要重点分析回函不符的原因,回函不符属被询证方的原因有:询证方款项已付,对方尚未收到。对于时间较长的往来款项,可能对方银行出纳丢失票据,财务人员没有挂账。这种情况较少,主要在于对方财务管理基础薄弱,未能及时与银行对账。

  询证方开具,对方未收到,或对方业务员收到但未转交财务人员,对方不能挂账;或者对方已开具,但对方业务员或其他人员未转移到询证方。

  函证方销售产品时为对方代垫的费用,代垫的原始凭证对方未收到,或对方业务员收到,未转交财务人员,对方没有挂账;被询证方往来记账串户,如将询证方股份公司开具的挂在集团公司的名头下;询证方记账金额有误;被询证方更名或重组,没有将更名函或重组的确认文件转交给询证方,询证方不能够做往来账户调整。

  经济业务因质量等产生扣罚事宜,双方协商后,只需函证方出具内部扣罚决议,并相应扣减被询证方的往来金额。但被询证方未有扣罚决议,财务部门不知情,不能进行账务处理。或双方签订了处罚协议,双方签字盖章,但被询证方业务员未将处罚协议转交给财务部门,财务部门不能作账务处理。

  值得关注的是,被询证方更名,更名函已传递到财务往来人员手中,但因询证方应收账款、预付账款、其他应收款、应付账款、预收账款、其他应付款分设不同岗位,往往会出现一个岗位调整账户,而其他岗位未能调整的情况。

  函证不只是简单地用来核对双方账务往来的准确性,通过函证,企业还可以及时了解对方的经营状态,并及时给予适当的处理意见。一是该单位已经撤销,应付对方款项可以做营业外收入及时处理。对于更名的单位,要索取企业更名书,在账务上作调户处理。另外,有的单位已经将更名函送交函证单位,单位在两个名头上挂账的,要按新户予以统一。对于欠款金额较小、时间较长、找不到具体的办公地点和办公人员,又不知对方具体情况的单位,也可以作明核案被处理,或将多个这样的账户在一个专用账户里挂账。对于长期挂账无人催要、挂账金额经常出错,不及时开具或其他有悖于合同的,评价其诚信度和管理水平,将诚信度差、管理水平低的单位传递给招标部门,招标部门向对方亮黄、红牌,减少或杜绝与这样单位的往来。

  此外,对于长期挂账的未付款项,在函证期间停止支付,待全部函证完毕,确认对方款项无异,方可支付。依此防止函证方错误记录,对方以错就错,借函证之机骗取款项,造成不该有的损失。同时,对于收到的询证函,要按单位和往来科目装订成册,作为档案保存,以便日后查阅。

关于北方网 | 广告服务 | 诚聘英才 | 联系我们 | 网站律师 | 设为首页 | 关于小狼
| 违法和不良信息举报电话:| 举报邮箱:jubao@staff.enorth.cn | 举报平台

Power by DedeCms
本网站由韩游网_韩国旅行门户网站版权所有